Mahnwesen im KMU: freundlich, klar, rechtssicher
Wann ein Kunde in Verzug ist, was der Verzugszins beträgt, wie eine Mahnroutine in drei Stufen aussieht und wie eine Betreibung abläuft.
Dipl. Wirtschaftsprüfer, Inhaber und Mitglied der Geschäftsleitung
Offene Rechnungen sind Geld, das Sie schon verdient haben. Trotzdem schieben viele Inhaberinnen und Inhaber das Mahnen vor sich her, weil es unangenehm ist. Mit einer festen Routine wird es zur Verwaltungsaufgabe wie jede andere: freundlich im Ton, klar in der Sache und rechtlich sauber.
Gute Mahnungen beginnen bei der Rechnung
Die meisten Zahlungsverzögerungen haben einfache Gründe: Die Rechnung ging an die falsche Adresse, eine Referenz fehlte, oder niemand wusste, bis wann bezahlt werden muss. Eine gute Rechnung enthält deshalb:
- ein konkretes Zahlungsziel, am besten als Datum («zahlbar bis 13.03.2026»),
- die Bestellnummer oder Referenz des Kunden, falls er eine verlangt,
- eine korrekte Rechnungsadresse und eine Ansprechperson,
- einen QR-Zahlteil, damit der Kunde ohne Abtippen bezahlen kann.
Seit November 2025 gelten dafür neue Regeln für die Adressen. Mehr dazu im Beitrag zur QR-Rechnung mit strukturierten Adressen.
Am stärksten ist ein Zahlungstermin, den Sie mit dem Kunden vereinbart haben, etwa in der Offerte, die er unterschrieben hat, oder in Ihren AGB.
Wann ein Kunde in Verzug ist
Das Obligationenrecht kennt zwei Wege in den Verzug (Art. 102 OR):
- Mit einer Mahnung: Ist die Forderung fällig, kommt der Schuldner durch die Mahnung des Gläubigers in Verzug.
- Mit einem vereinbarten Verfalltag: Haben Sie einen bestimmten Zahlungstag vereinbart, ist der Kunde mit Ablauf dieses Tages in Verzug, auch ohne Mahnung.
Ab Verzug schuldet der Kunde einen Verzugszins von 5 % pro Jahr (Art. 104 OR). Bei kleinen Beträgen und kurzen Verspätungen ist das wenig Geld. Der Hinweis in der Mahnung zeigt aber, dass Sie Ihre Rechte kennen. Mahngebühren sollten Sie nur verlangen, wenn Sie diese im Voraus vereinbart haben, zum Beispiel in den AGB.
Eine Mahnroutine in drei Stufen
Legen Sie fest, wer wann mahnt, und halten Sie sich daran. Eine bewährte Abfolge:
Stufe 1: Zahlungserinnerung
Wenige Tage nach Ablauf des Zahlungsziels. Der Ton ist freundlich, denn meistens ist es ein Versehen.
Guten Tag Frau Muster. Unsere Rechnung Nr. 2026-041 vom 11.02.2026 über CHF 2’400 ist noch offen. Vielleicht ist sie untergegangen. Wir bitten Sie, den Betrag bis 20.03.2026 zu überweisen. Haben Sie bereits bezahlt, betrachten Sie diese Nachricht als gegenstandslos.
Stufe 2: Mahnung
Etwa zwei Wochen nach der Erinnerung. Der Ton bleibt höflich, die Frist wird verbindlich.
Guten Tag Frau Muster. Trotz unserer Erinnerung ist die Rechnung Nr. 2026-041 über CHF 2’400 noch nicht bezahlt. Wir bitten Sie, den Betrag bis 03.04.2026 zu begleichen. Ab Verzug schulden Sie einen Verzugszins von 5 %. Gibt es ein Problem mit der Rechnung, melden Sie sich bitte direkt bei uns.
Stufe 3: Letzte Mahnung
Wieder rund zwei Wochen später. Kurz, sachlich, mit klarer Konsequenz.
Guten Tag Frau Muster. Die Rechnung Nr. 2026-041 über CHF 2’400 ist trotz zwei Mahnungen offen. Wir setzen Ihnen eine letzte Frist bis 17.04.2026. Geht die Zahlung bis dahin nicht ein, leiten wir die Betreibung ein.
Die Beispiele sind Vorlagen. Passen Sie Beträge, Daten und Anrede an. Drohen Sie nur mit Schritten, die Sie auch wirklich gehen.
Wann Sie besser anrufen
Ein Anruf klärt oft in zwei Minuten, was drei Briefe nicht klären. Greifen Sie zum Telefon:
- bei langjährigen Kunden, die bisher immer bezahlt haben,
- bei grösseren Beträgen, die Ihre Liquidität spürbar belasten,
- wenn auf die erste Mahnung keine Reaktion kommt,
- wenn Sie vermuten, dass der Kunde mit der Leistung nicht zufrieden ist.
Fragen Sie offen nach dem Grund. Kann der Kunde gerade nicht zahlen, ist eine schriftliche Ratenvereinbarung oft besser als ein Verfahren. Halten Sie das Ergebnis des Gesprächs kurz per E-Mail fest.
Die Betreibung in Grundzügen
Bleibt die Zahlung aus, können Sie beim Betreibungsamt am Wohnsitz oder Sitz des Schuldners ein Betreibungsbegehren stellen. Das Amt stellt dem Schuldner einen Zahlungsbefehl zu.
Der Schuldner kann innert 10 Tagen nach Zustellung Rechtsvorschlag erheben, ohne Begründung. Damit ist die Betreibung vorerst gestoppt. Sie müssen Ihre Forderung dann in einem weiteren Verfahren belegen, zum Beispiel mit einem unterschriebenen Vertrag oder einer Schuldanerkennung. Darum lohnt es sich, Offerten unterschreiben zu lassen und Lieferungen zu dokumentieren.
Erhebt der Schuldner keinen Rechtsvorschlag, kann die Betreibung fortgesetzt werden. Für die Einzelheiten und die Kosten wenden Sie sich an das zuständige Betreibungsamt oder an eine Rechtsberatung.
Die Kundenbeziehung im Blick behalten
Mahnen heisst nicht, einen Kunden zu verlieren. Die meisten Kunden schätzen klare Abläufe, weil sie selbst welche haben. Drei Grundsätze helfen:
- Konsequent, nicht persönlich: Alle Kunden erhalten dieselbe Routine.
- Sauber, nicht vorschnell: Prüfen Sie vor jeder Mahnung, ob die Zahlung nicht schon eingegangen ist.
- Früh, nicht spät: Eine Erinnerung nach einer Woche ist freundlicher als eine letzte Mahnung nach drei Monaten.
Wie eine Buchhaltung aussieht, in der offene Rechnungen und Zahlungseingänge zusammenlaufen, zeigt die Lösung von clyo.
Stand: Februar 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
