Restaurant Huwyler: Buchhaltung im Takt der Küche
Martin Lang, Inhaber des Restaurant Huwyler, über clyo: alle Buchhaltungsdokumente an einem Ort und Finanzzahlen, die zeitnah verfügbar sind.
Fachmann im Finanz- und Rechnungswesen, Mandatsleiter
«Mit clyo spare ich jede Woche Stunden an Buchhaltungsarbeit. Alle für die Buchhaltung relevanten Dokumente kann ich direkt in clyo verarbeiten, sodass ich zeitnah auf wichtige Finanzzahlen zurückgreifen kann.»
Martin Lang, Inhaber, Restaurant Huwyler
Das Zitat ist kurz. Es enthält aber drei Aussagen, die in der Gastronomie Gewicht haben: Zeit, ein Ort für alle Dokumente und Zahlen, die rechtzeitig da sind. Dieser Beitrag ordnet sie ein. Was hier über den Alltag in Restaurants steht, beschreibt die Branche allgemein, nicht den Betrieb von Martin Lang.
Die Ausgangslage in der Branche
In vielen Restaurants entstehen Belege genau dann, wenn niemand Zeit dafür hat: mitten im Service, an der Hintertür beim Lieferanten, am Abend nach dem letzten Tisch. Kassenzettel und Lieferscheine landen in einer Schublade neben der Kasse. Der Tagesabschluss wird abends notiert und am Monatsende abgetippt.
Dazu kommt die Menge. Ein Gastronomiebetrieb arbeitet mit vielen Lieferanten: Fleisch, Gemüse, Getränke, Wäscherei, Reparaturen. Jede Rechnung ist für sich klein, zusammen machen sie einen wesentlichen Teil der Kosten aus. Beim Personal ist es ähnlich. Aushilfen im Stundenlohn kommen und gehen, und die Stunden stehen oft auf mehreren Zetteln.
Das Ergebnis kennen viele Wirtinnen und Wirte: Die Buchhaltung läuft dem Betrieb hinterher. Wie hoch der Wareneinsatz wirklich war, zeigt sich erst, wenn die Belegmappe beim Treuhänder durchgearbeitet ist. Für Entscheide über Karte, Preise oder Personalplanung ist das oft zu spät.
Wie das im Einzelnen aussieht, beschreibt die Seite Buchhaltung für Gastronomie.
Was clyo übernimmt
clyo verbindet eine Buchhaltungssoftware mit einer festen Mandatsleitung der RUEPP & Partner AG, in einem Vertrag. In der Gastronomie tragen vor allem diese Module den Alltag:
- Mobile-App für den Beleg-Upload: Belege werden fotografiert, sobald sie da sind. Das kann auch das Team übernehmen. Wer nur Belege hochlädt, braucht keine kostenpflichtige Lizenz.
- Digitales Postfach und Belegarchiv: Was per E-Mail kommt, wird in clyo importiert und abgelegt. Der Beleg hängt danach an seiner Buchung.
- Kreditorenmodul: Die vielen Lieferantenrechnungen durchlaufen einen Freigabe- und Zahlprozess, statt im Stapel zu warten.
- Lohnbuchhaltung: Lohnabrechnungen und Lohnausweise für wechselndes Personal laufen über dieselbe Lösung.
- Finanzreporting: Erfolgsrechnung und Kontoblätter zeigen laufend, wo Wareneinsatz und Personalkosten stehen.
Auch der Tagesabschluss ist ein Beleg wie jeder andere: fotografiert oder als Export aus dem Kassensystem.
Die Software verbucht, die Mandatsleitung prüft. Sie kontrolliert die Buchungen, erstellt die MWST-Abrechnung und reicht sie im Namen des Kunden ein, rechnet die Löhne ab und verantwortet den Jahresabschluss. Wer ein Restaurant führt, hat damit eine Ansprechperson mit Namen statt einer Hotline. Einen Überblick über alle Bausteine gibt die Seite Lösung.
Was das Zitat zeigt
Drei Aussagen, einzeln gelesen.
«Jede Woche Stunden»
Martin Lang spricht von Zeit, und zwar im Wochenrhythmus. Das passt zu einer Arbeit, die in der Gastronomie jede Woche anfällt: Belege sammeln, sortieren, abtippen, weitergeben. Wie viele Stunden es genau sind, sagt das Zitat nicht, und wir ergänzen dazu keine Zahl. Klar ist die Richtung: Die Buchhaltungsarbeit ist für ihn spürbar kleiner geworden.
«Direkt in clyo verarbeiten»
Der zweite Satz beschreibt den Ort. Alle für die Buchhaltung relevanten Dokumente kommen an einer Stelle zusammen. Das ist der Kern einer digitalen Buchhaltung: Ein Beleg wird einmal erfasst und nicht zuerst gesammelt, dann sortiert und schliesslich weitergegeben. Wo es nur einen Eingang gibt, geht weniger verloren.
«Zeitnah auf wichtige Finanzzahlen zurückgreifen»
Der dritte Teil ist die Folge daraus. Wenn die Belege laufend in clyo sind, sind es auch die Zahlen. Für eine Inhaberin oder einen Inhaber heisst das: Für einen Entscheid muss niemand auf den Jahresabschluss warten. Die Zahlen lassen sich dann ansehen, wenn sie gebraucht werden.
Mehr Stimmen von Kundinnen und Kunden finden Sie unter Erfolgsgeschichten.
