Steuererklärung für KMU: was Sie vorbereiten

Im Frühling liegt die Steuererklärung auf dem Tisch, oft neben dem noch offenen Jahresabschluss. Was ein KMU dafür vorbereiten muss, hängt vor allem von der Rechtsform ab. Dieser Ratgeber zeigt den Unterschied zwischen Einzelfirma und Kapitalgesellschaft, listet die Unterlagen auf und erklärt, wo die Fristen herkommen.

Einzelfirma: das Geschäft in der privaten Steuererklärung

Eine Einzelfirma ist steuerlich keine eigene Person. Der Gewinn des Geschäfts wird bei der Inhaberin oder dem Inhaber als Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit besteuert, das Geschäftsvermögen als Teil des Vermögens. Es gibt also eine Steuererklärung: die private.

Für den geschäftlichen Teil braucht es einen sauberen Abschluss mit Bilanz und Erfolgsrechnung. Dazu kommen Punkte, die bei Einzelfirmen besonders oft Fragen auslösen:

• Privatbezüge und Privateinlagen: Was haben Sie dem Geschäft entnommen, was eingelegt?
• Privatanteile: zum Beispiel für ein Geschäftsauto, das Sie auch privat fahren, oder für Räume in der eigenen Wohnung.
• Abschreibungen: auf Fahrzeugen, Maschinen, Einrichtung.
• AHV-Beiträge als Selbständige: Die Akontorechnungen der Ausgleichskasse gehören in die Unterlagen.

Beispiel: Ein Schreiner mit Einzelfirma fährt einen Lieferwagen, den er gelegentlich privat nutzt. Im Abschluss wird ein Privatanteil gebucht, damit nur der geschäftliche Teil der Kosten den Gewinn mindert.

GmbH und AG: eine eigene Steuererklärung

Eine GmbH oder AG ist eine juristische Person. Sie reicht eine eigene Steuererklärung ein. Grundlage ist die Jahresrechnung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Das Steueramt übernimmt deren Zahlen und korrigiert sie nur, wo steuerliche Regeln etwas anderes verlangen.

Daneben gibt es die private Steuererklärung der Gesellschafterinnen und Aktionäre. Dort erscheinen:

• der Lohn aus der eigenen Firma, belegt mit dem Lohnausweis,
• allfällige Dividenden oder Gewinnausschüttungen,
• die Beteiligung an der Firma im Wertschriftenverzeichnis.

Die beiden Erklärungen hängen zusammen. Was die Firma als Lohn verbucht, muss im Lohnausweis stehen und in der privaten Erklärung auftauchen. Wie Sie den Lohnausweis richtig ausfüllen, steht in unserem Beitrag zu Lohnausweis, Fristen und häufigen Fehlern.

Checkliste: diese Unterlagen legen Sie bereit

Unabhängig von der Rechtsform hilft diese Liste. Nicht jeder Punkt betrifft jeden Betrieb.

Abschluss und Buchhaltung

• Jahresrechnung: Bilanz und Erfolgsrechnung, bei GmbH und AG mit Anhang
• Saldenliste oder Kontenblätter
• Anlageverzeichnis mit Abschreibungen
• Liste der offenen Debitoren und Kreditoren per Stichtag
• Inventar des Warenlagers, falls vorhanden

Bank und Finanzierung

• Kontoauszüge und Zinsausweise per 31.12. für alle Geschäftskonten
• Darlehen und Kredite mit Saldo und Zinsen
• Leasingverträge

Personal und Sozialversicherungen

• Lohnausweise aller Mitarbeitenden
• Jahresabrechnungen von Ausgleichskasse, Pensionskasse und Unfallversicherung

Weitere Punkte

• MWST-Abrechnungen des Jahres, falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind
• Belege zu grösseren Anschaffungen
• Verträge, die das Jahr geprägt haben, etwa ein neuer Mietvertrag
• Bei Einzelfirmen: Aufstellung der Privatbezüge und Privatanteile

Wer die Buchhaltung über das Jahr sauber führt, hat die meisten dieser Unterlagen bereits. Die Vorarbeiten zum Abschluss beschreibt unsere Checkliste zum Jahresabschluss.

Fristen: kantonal verschieden

Es gibt keine schweizweite Frist für die Steuererklärung. Jeder Kanton legt seine Fristen und seine Regeln zur Verlängerung selbst fest. Prüfen Sie deshalb die Angaben auf der Steuererklärung oder beim Steueramt Ihres Kantons.

Beispiel Zug: Juristische Personen reichen die Steuererklärung bis zum 30.09. ein. Eine Fristerstreckung ist möglich, höchstens bis zum 30.06. des Folgejahres.

Für die private Steuererklärung, also auch für Einzelfirmen, gelten eigene Fristen. Sie sind ebenfalls kantonal geregelt.

Ein praktischer Tipp: Planen Sie rückwärts. Wenn die Frist feststeht, legen Sie fest, bis wann der Abschluss fertig sein muss, und bis wann dafür die letzten Belege vorliegen.

Individualbesteuerung: angenommen, aber noch nicht in Kraft

Am 08.03.2026 haben die Stimmberechtigten die Individualbesteuerung angenommen, mit 54.23 % Ja. Ehepaare sollen künftig nicht mehr gemeinsam, sondern einzeln besteuert werden. Für verheiratete Inhaberinnen und Inhaber von Einzelfirmen und für die private Steuererklärung von Gesellschaftern ist das eine grundlegende Änderung.

Für die aktuelle Steuererklärung ändert sich dadurch nichts. Es gelten die bisherigen Regeln. Wann die neue Besteuerung in Kraft tritt, war zum Zeitpunkt dieses Beitrags noch offen.

Kurz zusammengefasst

• Einzelfirma: Das Geschäft läuft über die private Steuererklärung.
• GmbH und AG: eigene Steuererklärung auf Basis der Jahresrechnung, dazu die private Erklärung der Gesellschafter.
• Unterlagen früh sammeln, am besten laufend über das Jahr.
• Fristen sind kantonal. In Zug gilt für juristische Personen der 30.09., verlängerbar höchstens bis 30.06. des Folgejahres.

Wenn Sie bisher mit Excel gearbeitet haben und die Steuererklärung jedes Jahr zur Suche nach Belegen wird, lohnt sich ein Blick auf Erste eigene Buchhaltung.

Nachtrag vom 25.09.2026

Der Bundesrat hat am 19.08.2026 entschieden: Die Individualbesteuerung tritt am 01.01.2032 in Kraft. Bis dahin gelten die bisherigen Regeln.

Stand: März 2026, Nachtrag September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.