Lohnausweis: Pflichten und häufige Fehler

Im Januar stellen Arbeitgeber die Lohnausweise für das vergangene Jahr aus. Das gilt für den Betrieb mit zwanzig Angestellten genauso wie für die GmbH mit einer Teilzeitkraft. Der Lohnausweis ist die Grundlage für die Steuererklärung Ihrer Mitarbeitenden. Ein Fehler darin wirkt sich direkt auf deren Veranlagung aus und fällt oft erst Monate später auf.

Wer einen Lohnausweis erhält

Jeder Arbeitgeber stellt jedem Arbeitnehmenden einen Lohnausweis aus. Verwendet wird das amtliche Formular 11 oder ein gleichwertiger Ausdruck aus der Lohnsoftware. Das gilt für Vollzeit und Teilzeit, für Aushilfen und für Personen, die nur wenige Monate angestellt waren. Wer im Laufe des Jahres austritt, erhält einen Lohnausweis für die Dauer seiner Anstellung.

Massgebend für das Ausfüllen ist die Wegleitung der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Sie wird regelmässig überarbeitet, für 2026 gilt eine neue Ausgabe. Eine Lohnsoftware übernimmt die Struktur des Formulars. Wie eine Leistung einzustufen ist, bleibt aber Ihre Aufgabe als Arbeitgeber.

Die häufigsten Fehler

Ziffer 2.2: Privatanteil Geschäftsfahrzeug

Darf ein Mitarbeiter das Geschäftsauto auch privat nutzen, ist das Lohn. Der Betrag gehört in Ziffer 2.2. Der Privatanteil beträgt 0.9 % des Kaufpreises exklusive MWST pro Monat, mindestens CHF 150 pro Monat.

Beispiel: Ein Lieferwagen hat CHF 40’000 exklusive MWST gekostet. 0.9 % davon sind CHF 360 pro Monat, für ein ganzes Jahr also CHF 4’320. Stand das Fahrzeug nur sechs Monate zur Verfügung, rechnen Sie mit sechs Monaten.

Typische Fehler:

• Der Privatanteil fehlt, weil das Auto «ja vor allem geschäftlich» genutzt wird.
• Der Anteil wird vom Preis inklusive MWST berechnet.
• Das Fahrzeug wurde im Laufe des Jahres gewechselt, gerechnet wird aber weiter mit dem alten Kaufpreis.

Ziffer 13: Spesen

Spesen sind kein Lohn, sie gehören aber auf den Lohnausweis. Effektive Spesen stehen in Ziffer 13.1, Pauschalspesen in Ziffer 13.2.

Vergüten Sie Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen nach den Vorgaben der Wegleitung, genügt in Ziffer 13.1.1 ein Kreuz statt eines Betrags. Die Vorgaben lauten:

• Hauptmahlzeit höchstens CHF 30 pauschal oder CHF 35 effektiv
• Fahrten mit dem Privatauto höchstens 75 Rappen pro Kilometer
• Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag
• Übernachtungen gegen Beleg

Liegen Ihre Ansätze höher, genügt das Kreuz nicht mehr. Dann müssen die Beträge ausgewiesen werden.

Typische Fehler:

• Ziffer 13 bleibt leer, obwohl Spesen bezahlt wurden.
• Das Kreuz in 13.1.1 wird gesetzt, obwohl zum Beispiel 90 Rappen pro Kilometer vergütet werden.
• Eine feste monatliche Pauschale, der keine tatsächlichen Auslagen gegenüberstehen, läuft als Spesen. Steuerlich ist das Lohn.

Felder F und G

Oben auf dem Formular stehen zwei Felder zum Ankreuzen, die oft vergessen gehen:

• Feld F: unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter mit dem Geschäftsfahrzeug pendelt.
• Feld G: Kantinenverpflegung oder Lunch-Checks.

Die Kreuze sind wichtig, weil Ihre Mitarbeitenden sonst in der Steuererklärung Abzüge für Arbeitsweg oder Verpflegung geltend machen, die ihnen nicht zustehen. Das führt später zu Korrekturen, die niemand gern macht.

Weitere Stolpersteine

• Der Zeitraum der Anstellung stimmt nicht mit Ein- und Austritt überein.
• Adresse oder AHV-Nummer sind veraltet.
• Einmalige Zahlungen wie Boni oder Dienstaltersgeschenke fehlen, weil sie ausserhalb des normalen Lohnlaufs ausbezahlt wurden.
• Die Summe der Lohnausweise weicht von der Lohnbuchhaltung ab.

Getrennt davon: die AHV-Lohndeklaration

Nicht zu verwechseln mit dem Lohnausweis ist die Lohndeklaration an die Ausgleichskasse. Darin melden Sie die AHV-pflichtigen Löhne des Vorjahres pro Person, und zwar bis 30.01. Auf dieser Grundlage rechnet die Ausgleichskasse die Beiträge für das Vorjahr definitiv ab.

Die Ausgleichskasse prüft zudem periodisch bei den Arbeitgebern, ob die Löhne vollständig und richtig abgerechnet wurden. Man nennt das Arbeitgeberkontrolle. Ein festes Intervall dafür gibt es nicht. Wenn Lohnbuchhaltung, Lohnausweise und Lohndeklaration zueinander passen, ist eine solche Kontrolle schnell erledigt.

Welche Beitragssätze und Grenzbeträge 2026 gelten, lesen Sie im Beitrag Löhne 2026: was sich für Arbeitgeber ändert.

Checkliste vor dem Versand

1. Bruttolöhne pro Person mit der Lohnbuchhaltung abgleichen.
2. Geschäftsfahrzeuge: Privatanteil in Ziffer 2.2 erfasst, vom Kaufpreis exklusive MWST?
3. Spesen: Kreuz in 13.1.1 nur, wenn alle Vorgaben eingehalten sind. Sonst Beträge ausweisen.
4. Felder F und G geprüft.
5. Ein- und Austrittsdaten und Adressen korrekt.
6. Boni und einmalige Zahlungen enthalten.
7. Summe aller Lohnausweise mit der AHV-Lohndeklaration abgestimmt.
8. Kopien im Lohnarchiv abgelegt.

Wer zum ersten Mal Löhne abrechnet, sollte die Lohnbuchhaltung von Beginn an so aufsetzen, dass Lohnausweis und Lohndeklaration am Jahresende aus denselben Zahlen entstehen. Wie das mit einer festen Ansprechperson aussieht, zeigt die Seite Erste Buchhaltung. Was eine Lösung mit Lohnbuchhaltung kostet, können Sie im Kostenrechner prüfen.

Stand: Januar 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.