Peppino Gastro: Einführung mit Begleitung
Gianni Melina, Peppino Gastro GmbH, über die Einführung von clyo und die Begleitung durch RUEPP & Partner. Wie ein Start mit Mandatsleitung abläuft.
Fachmann im Finanz- und Rechnungswesen, Mandatsleiter
«Die Einführung von clyo war für uns eine grosse Prozessoptimierung. Besonders schätzen wir die fachliche Expertise von Ruepp & Partner, die uns während des gesamten Prozesses unterstützt haben. Ihr Mitdenken und die wertvollen Inputs haben entscheidend dazu beigetragen, dass die Implementierung reibungslos verlief.»
Gianni Melina, Peppino Gastro GmbH
Die meisten Kundenstimmen sprechen über den Alltag danach. Diese spricht über den Anfang. Gianni Melina beschreibt die Einführung von clyo und die Menschen, die sie begleitet haben. Dieser Beitrag ordnet das Zitat ein. Was hier über Gastronomiebetriebe und den Ablauf einer Einführung steht, gilt allgemein und beschreibt nicht den Betrieb der Peppino Gastro GmbH.
Die Ausgangslage in der Branche
In vielen Gastronomiebetrieben ist nicht die Buchhaltung selbst das Hindernis, sondern der Wechsel. Ein Restaurant kann nicht zwei Wochen schliessen, um die Abläufe neu aufzusetzen. Der Service läuft weiter, Lieferanten liefern weiter, Löhne sind am Monatsende fällig.
Gleichzeitig ist der Alltag voller Belege: Kassenzettel und Lieferscheine in der Schublade neben der Kasse, Tagesabschlüsse auf Papier, Lieferantenrechnungen per Post und per E-Mail, Stunden von Aushilfen auf verschiedenen Zetteln. Wer das digitalisieren will, stellt schnell dieselben Fragen:
- Was passiert mit den Belegen des laufenden Jahres?
- Wer im Team lädt künftig was hoch, und wer sieht welche Zahlen?
- Wie kommen Bank und Kasse in die neue Lösung?
- Wer entscheidet, wie etwas verbucht wird, wenn es nicht eindeutig ist?
Eine Software allein beantwortet diese Fragen nicht. Dafür braucht es jemanden, der den Betrieb anschaut und mitdenkt. Mehr zu den typischen Abläufen lesen Sie auf der Seite Buchhaltung für Gastronomie.
Was clyo übernimmt
clyo verbindet eine Buchhaltungssoftware mit einer festen Mandatsleitung der RUEPP & Partner AG, in einem Vertrag. Eine Einführung läuft in der Regel in vier Schritten, beschrieben auf der Seite Ablauf:
- Erstgespräch: Es geht darum, wie heute gebucht wird und was stört. Danach ist klar, was clyo übernimmt und welches Paket passt.
- Offerte: Das Softwarepaket zum publizierten Preis und die Treuhandleistung als verbindliche Offerte, getrennt ausgewiesen.
- Onboarding: Die Mandatsleitung führt durch den Start. Über ein Onboarding-Tool werden die Unterlagen strukturiert erfasst: Kontenplan, Saldovortrag, Stammdaten. Die Bank wird über EBICS, camt.053 oder CSV angebunden. Auf Wunsch gibt es eine kurze Schulung für das Team.
- Laufender Betrieb: Belege kommen per E-Mail, Bank oder App, clyo verbucht, die Mandatsleitung prüft.
Im Alltag eines Gastronomiebetriebs tragen danach vor allem die Mobile-App für den Beleg-Upload, das Kreditorenmodul für die Lieferantenrechnungen, die Lohnbuchhaltung für wechselndes Personal und das Finanzreporting. Über die Benutzersteuerung lässt sich pro Person festlegen, wer was sieht. Wer nur Belege hochlädt, braucht keine kostenpflichtige Lizenz.
Die Mandatsleitung bleibt nach dem Start dieselbe Person. Sie prüft die Buchungen, erstellt die MWST-Abrechnung und reicht sie im Namen des Kunden ein, rechnet die Löhne ab und verantwortet den Jahresabschluss.
Was das Zitat zeigt
Eine Prozessoptimierung, nicht nur eine neue Software
Gianni Melina nennt die Einführung von clyo «eine grosse Prozessoptimierung». Das Wort ist genau gewählt. Es geht nicht um ein neues Programm, sondern um veränderte Abläufe: wer Belege erfasst, wie sie in die Buchhaltung kommen, wer prüft. Genau das ist bei einer Einführung die eigentliche Arbeit.
Fachliche Expertise über den ganzen Prozess
Der zweite Satz hebt die fachliche Expertise von RUEPP & Partner hervor, und zwar «während des gesamten Prozesses». Die Begleitung endete also nicht mit der Einrichtung. Das entspricht dem Modell von clyo: Software und Treuhand kommen aus einer Hand, und die Mandatsleitung ist von Anfang an dabei.
Mitdenken und Inputs
Der dritte Satz ist der persönlichste. Er spricht von Mitdenken und von wertvollen Inputs, die zu einer reibungslosen Implementierung beigetragen haben. Das beschreibt eine Rolle, die über das Verbuchen hinausgeht: Fragen stellen, Vorschläge machen, Abläufe mit dem Betrieb gemeinsam festlegen.
Wie ein anderer Gastronomiebetrieb clyo im Alltag erlebt, lesen Sie im Beitrag Restaurant Huwyler: Buchhaltung im Takt der Küche.
