Jahresabschluss vorbereiten: die Checkliste für KMU
Was Sie im Dezember und Januar erledigen, damit der Jahresabschluss rund läuft: Inventar, Abstimmungen, Abgrenzungen und die Fristen bis zur GV.
Dipl. Wirtschaftsprüfer, Inhaber und Mitglied der Geschäftsleitung
Ein Jahresabschluss wird nicht im März gemacht, sondern im Dezember vorbereitet. Wer die folgenden Punkte bis Mitte Januar erledigt, gibt seiner Treuhand vollständige Unterlagen und bekommt den Abschluss früher und mit weniger Rückfragen. Die Checkliste gilt für Unternehmen, deren Geschäftsjahr am 31.12. endet.
Die Checkliste für Dezember und Januar
1. Inventar per 31.12.
Zählen Sie Waren, Material und Verbrauchsmaterial per Stichtag und bewerten Sie den Bestand. Halten Sie auch angefangene Arbeiten fest: Aufträge, an denen Sie gearbeitet, die Sie aber noch nicht fakturiert haben. Unterschreiben und datieren Sie die Inventarliste.
2. Debitoren und Kreditoren abstimmen
Die offene Postenliste muss mit dem Saldo in der Bilanz übereinstimmen. Prüfen Sie jede alte Position: Ist die Rechnung noch einbringlich? Wurde eine Gutschrift vergessen? Zweifelhafte Forderungen besprechen Sie mit Ihrer Treuhand, sie entscheidet mit Ihnen über eine Wertberichtigung. Bei den Kreditoren gilt dasselbe: Nur was wirklich noch offen ist, bleibt stehen.
3. Bank und Kasse per 31.12.
Legen Sie die Kontoauszüge aller Bankkonten per 31.12. bereit, auch von Konten, die selten genutzt werden. Der Saldo in der Buchhaltung muss dem Auszug entsprechen. Für die Kasse zählen Sie den Bestand am letzten Arbeitstag und halten ihn schriftlich fest.
4. Abgrenzungen
Aufwände und Erträge gehören in das Jahr, in dem sie entstehen, nicht in das Jahr der Zahlung. Typische transitorische Posten:
- Die Januar-Miete wurde im Dezember bezahlt: Sie gehört ins neue Jahr.
- Die Stromrechnung für das vierte Quartal kommt erst im Februar: Der Aufwand gehört ins alte Jahr.
- Eine Versicherungsprämie deckt Juli bis Juni: Die Hälfte betrifft das neue Jahr.
Notieren Sie solche Fälle laufend. Im Januar erinnert sich niemand mehr an alles.
5. Lohnabstimmung
Die Bruttolöhne in der Buchhaltung, in der Lohnbuchhaltung und in der Jahresmeldung an die Ausgleichskasse müssen übereinstimmen. Prüfen Sie Ein- und Austritte, Boni, den 13. Monatslohn und Spesen. Aus derselben Abstimmung entstehen die Lohnausweise.
6. MWST-Abstimmung
Vergleichen Sie den Umsatz laut Buchhaltung mit dem Umsatz, den Sie in den MWST-Abrechnungen des Jahres deklariert haben. Dasselbe gilt für die Vorsteuer. Differenzen werden mit einer Korrekturabrechnung bereinigt. Besser jetzt als bei einer Kontrolle.
7. Anlagen und Abschreibungen
Aktualisieren Sie das Anlagenverzeichnis: neue Anschaffungen mit Rechnung, verkaufte oder entsorgte Geräte, Fahrzeuge und Maschinen. Die Abschreibungen berechnet Ihre Treuhand, sie braucht dafür aber vollständige Angaben.
8. Private Anteile
Nutzen Sie ein Geschäftsfahrzeug privat, haben Sie Waren für sich bezogen oder private Rechnungen über das Geschäftskonto bezahlt? Diese Anteile müssen erfasst werden. Klären Sie im Zweifel mit Ihrer Treuhand, wie sie verbucht werden.
9. Dokumente an die Treuhand
Zum Abschluss braucht Ihre Treuhand in der Regel:
- Inventarliste und Liste der angefangenen Arbeiten
- Kontoauszüge und Zinsausweise per 31.12., auch für Darlehen und Leasing
- Offene Debitoren und Kreditoren per 31.12.
- Liste der Abgrenzungen und der privaten Anteile
- Belege zu neuen Anlagen und zu Verträgen, die sich geändert haben
Wenn Sie zum ersten Mal einen Abschluss vorbereiten, hilft die Seite Erste Buchhaltung bei der Orientierung.
Die Fristen nach dem Abschluss
Nach dem Abschluss folgen die Genehmigung und die Steuererklärung. Der Zeitplan für ein Geschäftsjahr, das am 31.12. endet:
| Wann | Was |
|---|---|
| Dezember | Inventar vorbereiten, Abgrenzungen sammeln, offene Posten bereinigen |
| Januar | Abstimmungen, Unterlagen an die Treuhand |
| Februar bis April | Treuhand erstellt den Abschluss, Besprechung mit Ihnen |
| bis 30.06. | Generalversammlung genehmigt die Jahresrechnung |
| danach | Steuererklärung, je nach Kanton und Frist |
Die ordentliche Generalversammlung einer AG findet innert sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres statt (Art. 699 Abs. 2 OR). Bei einem Abschluss per 31.12. heisst das: bis 30.06.
Die Frist für die Steuererklärung legt der Kanton fest. Beispiel Zug: Juristische Personen reichen die Steuererklärung bis 30.09. ein, eine Fristerstreckung ist höchstens bis 30.06. des Folgejahres möglich.
Revision und Opting-out
Kleine Aktiengesellschaften und GmbHs können auf die eingeschränkte Revision verzichten. Voraussetzung ist unter anderem, dass alle Aktionäre beziehungsweise Gesellschafter zustimmen und das Unternehmen im Jahresdurchschnitt nicht mehr als 10 Vollzeitstellen hat. Wer dieses Opting-out gewählt hat, muss trotzdem einen korrekten Abschluss erstellen. Es fehlt nur die Prüfung durch die Revisionsstelle.
Aufbewahren nicht vergessen
Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Jahresrechnung und Inventar sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR). Legen Sie die Abschlussunterlagen deshalb geordnet ab, digital oder auf Papier.
Wer den Abschluss früh vorbereitet, hat auch früher Klarheit über das Ergebnis und kann das neue Jahr besser planen. Eine rollende Liquiditätsplanung ist dafür ein guter nächster Schritt.
Stand: Dezember 2025. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.
