Start-up-Finanzen: das erste Jahr richtig aufsetzen

Die Firma ist im Handelsregister, das Produkt nimmt Form an, die ersten Kunden sind in Sicht. Die Buchhaltung steht in dieser Phase selten oben auf der Liste. Das ist verständlich, aber teuer: Was im ersten Jahr falsch aufgesetzt wird, muss später mit Honorar korrigiert werden. Dieser Beitrag zeigt, was in den ersten zwölf Monaten geregelt sein sollte.

Als Beispiel dient eine GmbH mit zwei Gründern, die eine Software für Handwerksbetriebe entwickelt. Im ersten Jahr kauft sie Hardware, bezahlt externe Entwickler und stellt im Herbst die erste Mitarbeiterin ein.

Von Tag eins: Geschäft und Privat trennen

Der wichtigste Schritt ist der einfachste: ein eigenes Geschäftskonto und eine eigene Geschäftskarte, bevor die erste Ausgabe anfällt. Jede Zahlung über das Privatkonto erzeugt später eine Rückfrage, eine Spesenabrechnung oder eine Korrekturbuchung.

Wenn doch einmal privat bezahlt wurde, halten Sie es sofort fest: Beleg fotografieren, Betrag notieren und über eine Spesenabrechnung zurückerstatten. Nicht sammeln bis zum Jahresende.

Nach der Gründung einer GmbH oder AG wird das einbezahlte Kapital meist vom Sperrkonto auf das Geschäftskonto freigegeben. Ab diesem Moment beginnt die Buchhaltung. Was bei der Gründung selbst zu beachten ist, beschreibt der Beitrag GmbH oder AG gründen.

Der Kontenplan: einmal richtig

Der Kontenplan ist das Gerüst der Buchhaltung. Grundlage ist in der Schweiz meist der KMU-Kontenrahmen, zugeschnitten auf den eigenen Betrieb. Für ein Start-up heisst das zum Beispiel:

• Erträge getrennt nach dem, was Sie später wissen wollen: Lizenzen, Projekte, Beratung.
• Entwicklungskosten erkennbar, etwa externe Entwickler auf einem eigenen Konto.
• Anschaffungen über einer sinnvollen Grenze als Anlagen erfassen, nicht als Aufwand.
• Spesen und Fahrzeugkosten getrennt vom übrigen Aufwand.

Ein Kontenplan lässt sich später ändern, aber jede Änderung macht Vergleiche mit dem Vorjahr schwieriger. Es lohnt sich, ihn vor dem ersten Beleg mit einer Treuhänderin durchzugehen.

Löhne: Ausgleichskasse und Unfallversicherung

Sobald Löhne bezahlt werden, auch an die Gründer selbst, entstehen Pflichten:

1. Ausgleichskasse: Die Firma meldet sich bei einer AHV-Ausgleichskasse als Arbeitgeberin an. Über sie laufen die Beiträge an AHV, IV und EO sowie die Familienzulagen.
2. Unfallversicherung (UVG): Für Mitarbeitende ist eine Unfallversicherung obligatorisch. Wer mindestens acht Stunden pro Woche beim gleichen Arbeitgeber arbeitet, ist auch gegen Nichtberufsunfälle versichert.
3. Lohnabrechnung: Jeder Lohn braucht eine Abrechnung, am Jahresende einen Lohnausweis.

Im Beispiel stellt die GmbH im Herbst die erste Mitarbeiterin ein. Die Anmeldung bei Ausgleichskasse und Unfallversicherung gehört vor den ersten Arbeitstag, nicht in den Dezember.

Gründerlohn oder Dividende

Gründer einer GmbH oder AG können sich einen Lohn auszahlen oder später Gewinne als Dividende beziehen. Ein Lohn ist für die Firma Aufwand und unterliegt den Sozialversicherungen. Eine Dividende wird aus dem Gewinn nach Steuern bezahlt. Im ersten Jahr gibt es meist ohnehin wenig zu verteilen. Die richtige Mischung hängt von Ihrer persönlichen Situation ab und gehört in ein Gespräch mit der Treuhänderin, nicht in eine Faustregel.

MWST: Grenze im Blick, freiwillig prüfen

MWST-pflichtig wird ein Unternehmen, sobald es im Jahr CHF 100’000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt (Art. 10 MWSTG). Viele Start-ups liegen im ersten Jahr darunter. Behalten Sie den Umsatz trotzdem monatlich im Blick, denn die Grenze kann mit einem einzigen grossen Auftrag erreicht sein.

Eine freiwillige Registrierung kann sich lohnen, wenn am Anfang hohe Investitionen anfallen und wenig Umsatz. Als registriertes Unternehmen können Sie die Vorsteuer auf diesen Einkäufen abziehen. Im Gegenzug rechnen Sie auf Ihren Rechnungen MWST ab. Ob das für Ihr Geschäftsmodell aufgeht, hängt an Kundschaft, Investitionen und Planung. Das ist eine Entscheidung, die man einmal gut begründet trifft.

Die monatliche Routine

Ein Start-up braucht keine aufwendige Buchhaltung, aber eine feste Routine. Zum Beispiel am ersten Montag des Monats:

• Alle Belege des Vormonats fotografiert oder weitergeleitet?
• Bankbewegungen vollständig zugeordnet?
• Rechnungen an Kunden gestellt und offene Posten geprüft?
• Löhne abgerechnet und bezahlt?
• Umsatz und Kosten mit dem Budget verglichen?

Nach drei Monaten sehen Sie so zum ersten Mal, was der Betrieb tatsächlich kostet. Das ist die Grundlage für jede Entscheidung über Einstellungen, Preise und Finanzierung.

Der erste Jahresabschluss

Am Ende des ersten Geschäftsjahres steht der erste Jahresabschluss mit Bilanz und Erfolgsrechnung. Er ist die Grundlage für die Steuererklärung und oft auch für Gespräche mit Investoren oder der Bank. Je sauberer das Jahr gebucht ist, desto schneller und günstiger ist der Abschluss.

Planen Sie ihn früh ein: Inventar, offene Rechnungen, Abgrenzungen für Leistungen, die über den Jahreswechsel laufen. Wer das Jahr über Ordnung hält, erlebt den Abschluss als Kontrolle, nicht als Aufräumaktion.

Wie clyo Neugründungen vom ersten Beleg an begleitet, steht unter Buchhaltung für Start-ups und Neugründungen. Was die laufende Betreuung kostet, zeigt der Kostenrechner.

Stand: Juli 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.