Elsener Baumanagement: alles an einem Ort

«Die Finanzberichte von clyo geben mir einen klaren Überblick über meine Praxisfinanzen. Ich bin sehr froh, dass ich alle Unterlagen digital an einem Ort habe.»

Joel Elsener, Elsener Baumanagement AG

Zwei Sätze, zwei Themen: ein klarer Überblick aus den Finanzberichten und alle Unterlagen an einem Ort. Beides ist im Bau schwieriger, als es klingt. Dieser Beitrag ordnet das Zitat ein. Was hier über Bau- und Baumanagementbetriebe steht, beschreibt die Branche allgemein, nicht die Elsener Baumanagement AG.

Die Ausgangslage in der Branche

In vielen Bau- und Baumanagementbetrieben liegt der Beleg selten im Büro. Er liegt auf der Baustelle, im Bus, im Baucontainer oder im Materiallager. Lieferscheine und Tankquittungen kommen wochenweise ins Büro, manche gar nicht.

Die Unterlagen verteilen sich auf viele Orte: Pläne und Verträge im Projektordner, Rechnungen im Mailfach, Quittungen in der Jackentasche, Offerten auf dem Laptop. Wer etwas sucht, muss zuerst wissen, wo es sein könnte.

Dazu kommt die Gleichzeitigkeit. Akontorechnungen und Schlussabrechnungen laufen parallel. Subunternehmer-Rechnungen warten auf die Freigabe der Bauleitung. Angefangene Arbeiten werden oft erst beim Jahresabschluss zum Thema. Wie das mit den Teilzahlungen im Einzelnen funktioniert, beschreibt der Beitrag Akontorechnungen im Bau.

Im Baumanagement kommt eine weitere Ebene dazu. Wer Projekte leitet und koordiniert, hat mit vielen Beteiligten zu tun: Bauherrschaft, Planer, Unternehmer. Entsprechend viele Dokumente laufen über den Tisch, und nicht alle davon sind für die Buchhaltung relevant. Die richtigen herauszufiltern und rechtzeitig weiterzugeben, kostet Zeit.

Das Ergebnis ist ein Überblick, der hinterherhinkt. Wie ein Objekt oder das ganze Unternehmen finanziell steht, zeigt sich häufig erst, wenn die Buchhaltung für den Abschluss aufgearbeitet ist.

Was clyo übernimmt

clyo verbindet eine Buchhaltungssoftware mit einer festen Mandatsleitung der RUEPP & Partner AG, in einem Vertrag. Im Bau tragen vor allem diese Module:

• Mobile-App für den Beleg-Upload: Der Beleg wird auf der Baustelle fotografiert und ist damit erfasst, ohne Umweg über den Bürotisch.
• Digitales Postfach und Belegarchiv: Was per E-Mail kommt, wird importiert und abgelegt. Jeder Beleg hängt an seiner Buchung und bleibt dort auffindbar.
• Kreditorenmodul: Material- und Subunternehmerrechnungen durchlaufen einen Freigabe- und Zahlprozess. Über die Benutzersteuerung bestimmen Sie, wer was freigeben darf.
• Verkaufsmodul mit Offerte bis Rechnung: Offerte, Auftrag, Lieferschein und Rechnung, inklusive Akontorechnungen, an einem Ort.
• Finanzreporting und Budget-Tool: Bilanz, Erfolgsrechnung, Kontoblätter sowie offene Debitoren und Kreditoren. Mit dem Budget-Tool lässt sich auf Monats- oder Jahresbasis planen und das Ist dagegenhalten.

Die Software verbucht, die Mandatsleitung prüft. Sie kontrolliert die Buchungen, erstellt die MWST-Abrechnung, rechnet die Löhne ab und verantwortet den Jahresabschluss. Die Abgrenzung angefangener Arbeiten beurteilt sie mit dem Betrieb, denn das ist eine fachliche Entscheidung und keine Einstellung in der Software. Mehr dazu auf der Seite Buchhaltung für Bau und Handwerk.

Was das Zitat zeigt

Finanzberichte, die Überblick geben

Joel Elsener spricht von den Finanzberichten und von einem «klaren Überblick». Ein Bericht ist nur so gut wie die Buchhaltung dahinter. Klar wird ein Überblick dann, wenn die Belege laufend erfasst und geprüft sind und die Zahlen nicht erst am Jahresende zusammengetragen werden. Das Zitat beschreibt genau diesen Nutzen: Die Berichte sind für ihn ein Arbeitsmittel, nicht ein jährliches Dokument.

Alle Unterlagen digital an einem Ort

Der zweite Satz ist in einem Baubetrieb besonders aussagekräftig. Gerade dort, wo Unterlagen an vielen Orten entstehen, ist ein einziger Ablageort der eigentliche Gewinn. Joel Elsener sagt, er sei «sehr froh» darüber. Das ist eine Aussage über Erleichterung im Alltag: nicht suchen müssen, nicht fragen müssen, wo etwas liegt.

Wie beides zusammenhängt

Die beiden Sätze bedingen sich. Wenn alle Unterlagen an einem Ort sind, lassen sich daraus Berichte erstellen, die stimmen. Und wenn die Berichte stimmen, lohnt es sich, sie anzuschauen. Einen Überblick über alle Bausteine gibt die Seite Lösung.

Weitere Kundenstimmen finden Sie unter Erfolgsgeschichten.