Quellensteuer: was Arbeitgeber wissen müssen

Stellen Sie eine Mitarbeiterin aus dem Ausland ein, kommt eine Aufgabe dazu, die viele KMU erst beim ersten Fall bemerken: die Quellensteuer. Sie ziehen die Steuer direkt vom Lohn ab und liefern sie dem Kanton ab. Das ist kein grosser Aufwand, wenn die Abläufe stimmen. Es wird aber teuer, wenn sie nicht stimmen, denn der Arbeitgeber ist für den korrekten Abzug verantwortlich.

Wer quellensteuerpflichtig ist

Quellensteuerpflichtig sind in der Regel ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung C, die in der Schweiz wohnen, sowie Personen, die im Ausland wohnen und in der Schweiz arbeiten, etwa Grenzgängerinnen und Grenzgänger. Die Einzelheiten regeln Bund und Kantone, und es gibt Sonderfälle. Klären Sie deshalb bei jeder Anstellung einer Person ohne Schweizer Pass oder C-Bewilligung, ob sie der Quellensteuer unterliegt.

Beispiel: Sie stellen einen Koch aus Portugal mit Aufenthaltsbewilligung B ein. Er wohnt in Ihrer Gemeinde. In aller Regel unterliegt er der Quellensteuer, und Sie ziehen sie ab dem ersten Lohn ab.

Was der Arbeitgeber tut

Neue Mitarbeitende anmelden

Melden Sie quellensteuerpflichtige Mitarbeitende beim zuständigen kantonalen Steueramt an, sobald sie bei Ihnen beginnen. Warten Sie nicht bis zur ersten Abrechnung. Eine verspätete Anmeldung führt zu Rückfragen und Korrekturen.

Den richtigen Tarif anwenden

Der Kanton legt Tarife fest. Welcher Tarif gilt, hängt von der persönlichen Situation ab, zum Beispiel vom Zivilstand, von Kindern und davon, ob der Partner oder die Partnerin ebenfalls erwerbstätig ist. Sie brauchen diese Angaben von der Mitarbeiterin und ordnen den Tarif zu. Die Steuerverwaltung kann den Tarif korrigieren, wenn er nicht stimmt.

Ändert sich die Situation, etwa durch Heirat, Scheidung oder die Geburt eines Kindes, ändert sich unter Umständen auch der Tarif. Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, solche Änderungen sofort zu melden.

Abziehen und abrechnen

Die Quellensteuer wird bei jeder Lohnzahlung abgezogen und auf der Lohnabrechnung ausgewiesen. Sie rechnen die abgezogenen Beträge periodisch mit dem Kanton ab und überweisen sie. Die Details, etwa zur Abrechnungsperiode, regelt der Kanton.

Austritte und Änderungen melden

Tritt jemand aus, wechselt den Wohnort oder erhält eine Niederlassungsbewilligung C, melden Sie das dem Steueramt. Mit der C-Bewilligung endet die Quellensteuer in der Regel, und die Person wird ordentlich veranlagt.

ELM 5.0 ab Lohnjahr 2026

Viele Kantone empfangen die Quellensteuer-Abrechnungen elektronisch über das einheitliche Lohnmeldeverfahren ELM von Swissdec. Ab dem Lohnjahr 2026 ist für die Quellensteuer ELM 5.0 oder höher Pflicht. Ältere Versionen werden nicht mehr angenommen.

Prüfen Sie, ob Ihre Lohnsoftware eine zertifizierte Version ab ELM 5.0 unterstützt. Welche weiteren Änderungen 2026 für Arbeitgeber gelten, fasst der Beitrag Löhne 2026 zusammen.

Grenzgänger aus Frankreich und Italien

Bei Grenzgängerinnen und Grenzgängern kommen zusätzliche Regeln aus Abkommen mit den Nachbarländern dazu. Seit der Pandemie ist vor allem das Homeoffice ein Thema.

Frankreich

Seit 01.01.2026 gilt ein Zusatzabkommen zwischen der Schweiz und Frankreich. Arbeiten Grenzgänger bis zu 40 % ihrer Arbeitszeit im Homeoffice in Frankreich, bleibt das Einkommen in der Schweiz steuerbar.

Neu ist eine Pflicht für die Arbeitgeber: Sie bescheinigen den Homeoffice-Anteil jährlich. Das erste Mal geschieht dies Anfang 2027 für das Jahr 2026. Damit das ohne Aufwand geht, sollten Sie den Homeoffice-Anteil Ihrer Grenzgänger aus Frankreich bereits jetzt laufend festhalten.

Italien

Mit Italien gilt seit 01.01.2024 ein Grenzgängerabkommen. Homeoffice bis 25 % der Arbeitszeit ändert an der Besteuerung nichts.

Für beide Länder gilt: Die Regeln sind im Detail anspruchsvoll. Liegt der Homeoffice-Anteil nahe an der Grenze, lohnt sich eine Abklärung im Einzelfall.

Checkliste für Arbeitgeber

1. Bei jeder Neuanstellung klären, ob Quellensteuerpflicht besteht.
2. Die nötigen Angaben einholen: Bewilligung, Wohnort, Zivilstand, Kinder, Erwerbstätigkeit des Partners.
3. Die Person beim kantonalen Steueramt anmelden.
4. Den Tarif zuordnen und in der Lohnsoftware hinterlegen.
5. Mitarbeitende bitten, Änderungen der persönlichen Situation sofort zu melden.
6. Abzüge periodisch mit dem Kanton abrechnen.
7. Lohnsoftware auf ELM 5.0 oder höher prüfen.
8. Bei Grenzgängern aus Frankreich den Homeoffice-Anteil laufend erfassen, für die Bescheinigung Anfang 2027.
9. Austritte, Wohnortwechsel und neue C-Bewilligungen melden.

Die Quellensteuer erscheint auch im Lohnausweis. Worauf Sie dort sonst achten, lesen Sie in Lohnausweis: Pflichten und häufige Fehler. Wie clyo Lohn und Buchhaltung zusammenführt, zeigt die Seite Lösung.

Stand: August 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.