Handwerk: vom Rapport zur Rechnung
Offerte, Arbeitsrapport, Regie oder Pauschale, Material und Schlussrechnung: wie ein kleiner Handwerksbetrieb ohne Lücke vom Auftrag zur Zahlung kommt.
Dipl. Treuhandexperte, Mandatsleiter
In einem kleinen Handwerksbetrieb geht selten Geld verloren, weil schlecht gearbeitet wurde. Es geht verloren zwischen der Arbeit und der Rechnung: eine Stunde, die nicht auf dem Rapport steht, ein Rohrstück, das nie verrechnet wird, eine Rechnung, die drei Wochen liegen bleibt. Dieser Beitrag geht den Weg vom Auftrag bis zur Zahlung durch, am Beispiel eines Sanitärbetriebs. Für Elektriker, Maler oder Schreiner gilt dasselbe.
Von der Offerte zum Auftrag
Alles beginnt mit der Offerte. Sie legt fest, was der Kunde bestellt, und damit auch, was Sie später verrechnen dürfen. Eine gute Offerte beantwortet drei Fragen:
- Was ist enthalten? Leistungsumfang so genau, dass eine Mehrleistung später als solche erkennbar ist.
- Wie wird abgerechnet? Nach Aufwand (Regie) oder zu einem festen Preis (Pauschale).
- Was ist nicht enthalten? Zum Beispiel Maurerarbeiten, Entsorgung oder Arbeiten ausserhalb der Normalarbeitszeit.
Wird die Offerte angenommen, wird sie zum Auftrag. Wer Offerte, Auftrag und Rechnung im selben System führt, muss die Positionen nicht dreimal erfassen. Im Verkaufsmodul von clyo liegen Offerte, Auftrag, Lieferschein und Rechnung an einem Ort, und wiederkehrende Positionen kommen aus Artikelvorlagen.
Regie oder Pauschale
Die Abrechnungsart entscheidet, wie wichtig der Rapport wird.
Regie heisst: Sie verrechnen den tatsächlichen Aufwand, also Stunden, Material und allenfalls Fahrten. Ohne sauberen Rapport gibt es keine saubere Regierechnung. Jede Stunde, die nicht notiert ist, ist nicht verrechnet.
Pauschale heisst: Der Preis steht fest, unabhängig vom Aufwand. Der Rapport dient hier vor allem Ihnen selbst, um zu sehen, ob die Pauschale gereicht hat. Wichtig wird er, sobald der Kunde etwas zusätzlich will. Eine Mehrleistung ausserhalb der Pauschale gehört auf einen eigenen Rapport und am besten schriftlich bestätigt.
Beispiel: Eine Badsanierung ist pauschal offeriert. Während der Arbeit wünscht der Kunde zusätzlich einen Aussenwasserhahn. Die Stunden und das Material dafür kommen auf einen separaten Regierapport und später als eigene Position auf die Rechnung.
Der Arbeitsrapport
Den Rapport führen Sie in Ihrem gewohnten Werkzeug, auf Papier oder in einer App. Entscheidend ist nicht die Form, sondern der Inhalt. Ein vollständiger Rapport enthält:
- Datum und Auftrag oder Objekt
- Wer gearbeitet hat und wie lange
- Material mit Menge, auch Kleinmaterial
- Fahrten, falls sie verrechnet werden
- Was gemacht wurde, in einem Satz
- Besonderheiten wie Mehrleistungen oder Wartezeiten
- Wenn möglich die Unterschrift des Kunden
Füllen Sie den Rapport am selben Tag aus, nicht am Freitag für die ganze Woche. Am Abend weiss man noch, wie viele Fittinge verbaut wurden. Eine Woche später schätzt man.
Material dem Auftrag zuordnen
Material ist der Posten, der am häufigsten durchrutscht. Es kommt auf drei Wegen in den Betrieb: aus dem eigenen Lager, auf Lieferantenrechnung und als Barkauf im Baumarkt.
- Lieferantenrechnungen: Prüfen Sie sie gegen den Rapport, bevor Sie sie freigeben. In clyo durchlaufen sie das Kreditorenmodul mit einem Freigabe- und Zahlprozess.
- Barkäufe: Schreiben Sie die Auftragsnummer oder das Objekt auf die Quittung und fotografieren Sie sie mit der Mobile-App, bevor sie im Servicewagen verschwindet.
- Lagermaterial: Es gehört auf den Rapport wie alles andere, sonst ist es verbaut, aber nicht verrechnet.
So lässt sich am Ende eines Auftrags vergleichen, was eingekauft und was verrechnet wurde.
Rechnung rasch nach Abschluss
Die beste Rechnung ist die, die kurz nach Abschluss der Arbeit beim Kunden liegt. Dafür gibt es drei Gründe:
- Liquidität: Material und Löhne haben Sie bereits bezahlt. Jeder Tag bis zur Rechnung ist ein Tag, den Sie vorfinanzieren.
- Erinnerung: Der Kunde hat die Arbeit noch vor Augen. Rückfragen sind seltener und schneller geklärt.
- Vollständigkeit: Die Rapporte sind frisch, fehlende Angaben lassen sich noch nachfragen.
Beispiel für eine Regierechnung: 14 Stunden zu CHF 95, dazu Material für CHF 1’380, ergibt CHF 2’710 zuzüglich MWST. Die Zahlen sind frei gewählt. Wichtig ist, dass jede Position auf einen Rapport zurückgeht.
Bleibt die Zahlung aus, hilft ein klares Mahnwesen. Wie Sie freundlich und rechtssicher mahnen, beschreibt der Beitrag Mahnwesen im KMU.
Die Frist für das Bauhandwerkerpfandrecht
Wer auf einem Grundstück Arbeit und Material leistet, kann seine Forderung mit einem Bauhandwerkerpfandrecht sichern. Der Eintrag muss spätestens vier Monate nach Vollendung der Arbeit erfolgen (Art. 839 Abs. 2 ZGB). Die Frist läuft unabhängig davon, ob Sie schon eine Rechnung gestellt haben. Mehr dazu und zu Teilzahlungen im Beitrag Akontorechnungen im Bau.
Die Kurzfassung
| Schritt | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Offerte | Umfang, Abrechnungsart und Ausschlüsse klar festhalten |
| Rapport | Am selben Tag, mit Stunden, Material und Mehrleistungen |
| Material | Jede Quittung und jede Lieferantenrechnung einem Auftrag zuordnen |
| Rechnung | Kurz nach Abschluss, jede Position mit Rapport belegt |
| Sicherung | Frist für das Bauhandwerkerpfandrecht im Blick behalten |
Wie clyo in Bau- und Handwerksbetrieben eingesetzt wird, zeigt die Seite Buchhaltung für Bau und Handwerk.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
