Akontorechnungen im Bau: planen und verbuchen

Ein Bauauftrag dauert Wochen oder Monate. Material, Löhne und Subunternehmer bezahlen Sie aber sofort. Wer erst nach Abschluss der Arbeiten eine Rechnung stellt, finanziert das ganze Projekt vor. Akontorechnungen, auch Abschlagsrechnungen genannt, verteilen diese Last. Damit sie funktionieren, braucht es drei Dinge: eine klare Vereinbarung, eine saubere Rechnungsstellung und eine Buchhaltung, die jederzeit zeigt, was pro Projekt schon verrechnet ist.

Warum Akontorechnungen die Liquidität schützen

Nehmen wir als Beispiel einen Holzbaubetrieb mit acht Mitarbeitenden. Er übernimmt einen Umbau mit einem Auftragswert von CHF 120’000 exklusive MWST. Allein das Holz und die Dämmung kosten zu Beginn einen grossen Teil davon, dazu kommen vier Monate Löhne. Ohne Akonto liegt das ganze Geld bis zur Schlussrechnung beim Betrieb, und danach laufen noch die Zahlungsfristen.

Mit Akontorechnungen fliesst Geld, während gearbeitet wird. Das hat zwei Vorteile:

• Das Material ist vorfinanziert, bevor die Lieferantenrechnung fällig wird.
• Das Ausfallrisiko ist kleiner, weil nie der ganze Auftragswert offen ist.

Wie Sie Ihre Zahlungsströme über das Jahr planen, zeigt der Beitrag Liquiditätsplanung für KMU in fünf Schritten.

Akonto im Vertrag vereinbaren

Eine Akontorechnung ist nur so gut wie die Vereinbarung dahinter. Halten Sie im Werkvertrag oder in der Auftragsbestätigung schriftlich fest:

1. Wann Akonto gestellt wird: nach Terminen, nach Bauabschnitten oder nach Baufortschritt in Prozent.
2. Wie viel jeweils verrechnet wird, als Betrag oder als Anteil am Auftragswert.
3. Welche Zahlungsfrist gilt, zum Beispiel 30 Tage.
4. Wie die Schlussrechnung aufgebaut ist und dass die Akontozahlungen darin abgezogen werden.

Je klarer diese Punkte schon in der Offerte stehen, desto weniger Diskussion gibt es später. Eine Akontorechnung, die der Kunde nicht erwartet, wird selten pünktlich bezahlt.

Nach Baufortschritt verrechnen

In der Praxis bewährt sich eine einfache Regel: Verrechnet wird, was geleistet ist, plus allenfalls eine Anzahlung für Material, wenn das so vereinbart ist.

Im Beispiel des Holzbaubetriebs könnte das so aussehen:

Rechnung	Grundlage	Betrag exkl. MWST
Akonto 1	Materialbestellung, Arbeitsbeginn	CHF 30’000
Akonto 2	Rohbau Holz abgeschlossen	CHF 36’000
Akonto 3	Innenausbau zur Hälfte	CHF 24’000
Schlussrechnung	Gesamtleistung CHF 120’000 abzüglich Akonto CHF 90’000	CHF 30’000

Die Zahlen sind ein Beispiel, keine Empfehlung für eine bestimmte Staffelung. Wichtig ist, dass jede Akontorechnung auf das Projekt und die Offerte verweist und fortlaufend nummeriert ist. So bleibt nachvollziehbar, welche Rechnung zu welchem Bauabschnitt gehört.

Akontorechnungen richtig verbuchen

Akontorechnungen sind Vorauszahlungen auf eine Leistung, die noch nicht vollständig erbracht ist. Häufig werden sie deshalb nicht direkt als Ertrag, sondern als erhaltene Anzahlung gebucht, also auf einem Passivkonto. Erst mit der Schlussrechnung wird die ganze Leistung als Ertrag erfasst und die Anzahlungen werden dagegen aufgelöst.

Der Ablauf im Beispiel:

1. Akontorechnung gestellt: Debitor an erhaltene Anzahlungen, CHF 30’000 plus MWST.
2. Zahlung eingegangen: Bank an Debitor.
3. Schlussrechnung: Die Gesamtleistung von CHF 120’000 wird als Ertrag gebucht, die erhaltenen Anzahlungen von CHF 90’000 werden verrechnet, offen bleiben CHF 30’000 plus MWST.

Es gibt auch Betriebe, die Akonto direkt als Ertrag buchen und am Jahresende korrigieren. Welche Variante zu Ihrem Betrieb passt, legen Sie am besten einmal mit Ihrer Treuhänderin fest und halten dann daran fest. Wechselnde Methoden machen die Zahlen zwischen den Jahren unvergleichbar.

Die Übersicht pro Projekt

Bei mehreren Baustellen gleichzeitig verliert man schnell den Überblick. Führen Sie pro Projekt mindestens diese Werte mit:

• Auftragswert gemäss Offerte, inklusive Nachträge
• Summe der gestellten Akontorechnungen
• Summe der bezahlten Akontorechnungen
• Offener Restbetrag bis zur Schlussrechnung

Stimmt die Summe der Akontorechnungen nicht mehr mit dem Baufortschritt überein, sehen Sie das rechtzeitig. Das ist besonders am Jahresende wichtig, wenn angefangene Arbeiten bewertet werden. Wie Belege von der Baustelle, Rechnungen und Freigaben in einem Betrieb zusammenlaufen können, zeigt die Seite Buchhaltung für Bau und Handwerk.

MWST auf Akontorechnungen

Auch Akontorechnungen sind für die MWST relevant. Weisen Sie die Steuer auf jeder Akontorechnung aus. Wann die Steuer geschuldet ist, hängt davon ab, ob Ihr Betrieb nach vereinbarten oder nach vereinnahmten Entgelten abrechnet. Klären Sie das einmal sauber, denn davon hängt ab, in welcher Abrechnungsperiode die Akontorechnung erscheint.

Das Bauhandwerkerpfandrecht als Absicherung

Bleibt eine Zahlung trotz Akonto aus, gibt es im Bau ein besonderes Sicherungsmittel: das Bauhandwerkerpfandrecht. Handwerker und Unternehmer, die für ein Grundstück Material und Arbeit geliefert haben, können ein Pfandrecht im Grundbuch eintragen lassen. Die Eintragung muss spätestens vier Monate nach der Vollendung der Arbeit erfolgen (Art. 839 Abs. 2 ZGB).

Diese Frist ist kurz, und der Zeitpunkt der Vollendung ist nicht immer eindeutig. Wer offene Beträge hat, sollte deshalb nicht bis zum letzten Monat warten und früh rechtlichen Rat einholen. Eine laufend geführte Übersicht über offene Akonto- und Schlussrechnungen hilft, solche Fälle überhaupt rechtzeitig zu erkennen.

Checkliste für Ihr nächstes Projekt

• Akontoplan in Offerte und Vertrag festhalten
• Jede Akontorechnung mit Projekt, Offertnummer und Bauabschnitt beschriften
• Eine Buchungsmethode wählen und beibehalten
• Pro Projekt gestellte, bezahlte und offene Beträge führen
• MWST auf jeder Akontorechnung ausweisen
• Offene Beträge nach Vollendung der Arbeit sofort prüfen

Stand: November 2025. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.