Belege aufbewahren in der Schweiz: wie lange, wie digital?
Zehn Jahre, ab Ende des Geschäftsjahres, und die meisten Belege dürfen digital sein. Was das Obligationenrecht verlangt und was Sie im Original behalten.
Dipl. Wirtschaftsprüfer, Inhaber und Mitglied der Geschäftsleitung Aktualisiert am
Die kurze Antwort: zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. Und die meisten Unterlagen dürfen Sie elektronisch aufbewahren, wenn Sie ein paar Regeln einhalten.
Was das Gesetz verlangt
Das Obligationenrecht regelt die Aufbewahrung in Artikel 958f. Geschäftsbücher, Buchungsbelege, der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind.
Ein Beleg vom März 2026 muss bei einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, also bis Ende 2036 verfügbar sein.
Für die Mehrwertsteuer gilt grundsätzlich dieselbe Frist von zehn Jahren. Für Unterlagen zu Immobilien kann die MWST eine deutlich längere Aufbewahrung verlangen. Wer Liegenschaften besitzt oder baut, klärt das am besten mit seiner Treuhänderin.
Was im Original bleiben muss
Der Geschäftsbericht (also die Jahresrechnung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und gegebenenfalls Anhang) und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Diese Dokumente gehören ins Archiv, nicht in den Papierkorb.
Was digital sein darf
Alle übrigen Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen Sie elektronisch aufbewahren. Die Bedingung: Die digitale Fassung muss mit dem Geschäftsvorfall übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Die Einzelheiten regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Sinngemäss verlangt sie:
- Integrität: Die Unterlagen dürfen nicht unbemerkt verändert werden können.
- Verfügbarkeit: Sie müssen während der ganzen Frist abrufbar sein, auch wenn Sie die Software wechseln.
- Nachvollziehbarkeit: Es muss klar sein, welcher Beleg zu welcher Buchung gehört.
- Ordnung: Die Ablage muss so organisiert sein, dass eine Prüferin einen Beleg in vernünftiger Zeit findet.
Belege scannen und Papier entsorgen?
Grundsätzlich ja, wenn der Scan vollständig und lesbar ist und die Anforderungen oben erfüllt sind. Zwei Ausnahmen sollten Sie kennen:
- Dokumente mit besonderer Beweiskraft wie Verträge, Urkunden oder Garantien bewahren viele Unternehmen zusätzlich im Original auf. Das ist keine Buchhaltungsfrage, sondern eine rechtliche Vorsicht.
- Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht bleiben, wie oben beschrieben, unterzeichnet auf Papier.
Wenn Sie unsicher sind, ob ein bestimmtes Dokument im Original bleiben soll: Behalten Sie es und fragen Sie nach. Ein Ordner mehr ist günstiger als ein fehlender Beweis.
Die Kurzfassung
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Wie lange? | Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres |
| Was im Original? | Geschäftsbericht und Revisionsbericht, unterzeichnet |
| Was digital? | Alle übrigen Bücher und Belege, wenn Integrität und Lesbarkeit gesichert sind |
| Immobilien? | Längere MWST-Frist möglich, im Einzelfall klären |
Stand: September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Massgebend sind das Obligationenrecht, die Geschäftsbücherverordnung und die Praxis der Eidgenössischen Steuerverwaltung.
