Agentur und Beratung: Stunden, Projekte, Rechnungen
Von der Offerte bis zur Schlussrechnung: wie Agenturen und Beratungsbüros Stunden erfassen, Teilrechnungen stellen, Auslagen weiterverrechnen und abgrenzen.
Treuhänderin mit eidg. Fachausweis, Mandatsleiterin
In einer Agentur oder einem Beratungsbüro steckt das Kapital in den Stunden der Mitarbeitenden. Es gibt kein Lager, dafür Projekte, die über Wochen laufen, und Leistungen, die erst am Ende verrechnet werden. Das macht die Rechnungsstellung einfach und die Übersicht schwierig. Dieser Beitrag zeigt, wie ein Büro vom ersten Angebot bis zum Jahresabschluss den Überblick behält.
Als Beispiel dient ein Designbüro mit fünf Mitarbeitenden, das Webauftritte, Kampagnen und laufende Betreuungsmandate für KMU übernimmt.
Offerte: Stundensatz oder Pauschale
Am Anfang jedes Projekts steht die Offerte, und mit ihr die wichtigste Entscheidung: nach Aufwand oder zum Festpreis.
- Nach Aufwand verrechnen Sie die tatsächlich geleisteten Stunden zu einem vereinbarten Satz. Das Risiko liegt beim Kunden, Sie brauchen dafür eine lückenlose Zeiterfassung.
- Zum Festpreis vereinbaren Sie einen Betrag für ein klar umrissenes Ergebnis. Das Risiko liegt bei Ihnen. Umso wichtiger ist, dass der Umfang in der Offerte genau beschrieben ist, inklusive der Anzahl Korrekturrunden.
- Mischformen sind häufig: ein Festpreis für die Konzeption, danach Umsetzung nach Aufwand mit Kostendach.
Halten Sie in jeder Offerte fest, wie Mehraufwand verrechnet wird. Die meisten Konflikte entstehen nicht beim Preis, sondern bei der Frage, was noch dazugehört.
Stunden erfassen, auch bei Festpreisen
Auch wer zum Festpreis arbeitet, sollte die Stunden pro Projekt erfassen. Nur so sehen Sie nachher, ob sich ein Auftrag gelohnt hat, und nur so können Sie das nächste ähnliche Projekt realistisch offerieren.
Was sich bewährt:
- Täglich erfassen, nicht am Freitag aus dem Gedächtnis.
- Pro Projekt und Tätigkeit, zum Beispiel Konzeption, Gestaltung, Abstimmung.
- Nicht verrechenbare Zeit ebenfalls erfassen: interne Sitzungen, Akquise, Weiterbildung.
- Monatlich auswerten: Wie viele der erfassten Stunden wurden tatsächlich verrechnet?
Im Beispiel des Designbüros zeigt die monatliche Auswertung, dass ein Betreuungsmandat regelmässig doppelt so viele Stunden braucht wie budgetiert. Das ist keine Buchhaltungsfrage, aber eine, die ohne erfasste Stunden niemand stellen würde.
Teilrechnungen für lange Projekte
Ein Projekt über drei oder vier Monate bis zum Schluss vorzufinanzieren, belastet die Liquidität eines kleinen Büros stark. Vereinbaren Sie deshalb schon in der Offerte Teilrechnungen, zum Beispiel:
| Zeitpunkt | Anteil |
|---|---|
| Auftragserteilung | 30 % |
| Abnahme Konzept | 40 % |
| Abschluss und Übergabe | 30 % |
Die Anteile sind ein Beispiel. Wichtig ist, dass die Meilensteine eindeutig sind und die Schlussrechnung die bereits gestellten Teilrechnungen sauber abzieht. Bei Aufwandsprojekten ist eine monatliche Rechnung über die geleisteten Stunden oft die einfachste Lösung.
Auslagen weiterverrechnen
Viele Projekte enthalten Fremdkosten: Druck, Fotografie, Lizenzen, Reisen. Diese Auslagen bezahlen Sie zuerst und verrechnen sie dann dem Kunden weiter.
- Jeden Beleg dem Projekt zuordnen, sobald er da ist. Später weiss niemand mehr, zu welchem Kunden die Bildlizenz gehörte.
- Einen Aufschlag auf Fremdkosten in der Offerte vereinbaren, wenn Sie einen verrechnen wollen.
- Spesen der Mitarbeitenden über einen festen Ablauf einreichen und freigeben, nicht per Chat.
Weiterverrechnete Auslagen gehören in der Regel zum Entgelt Ihrer Leistung und werden mit ihr abgerechnet. Beratungs- und Agenturleistungen werden zum Normalsatz von 8.1 % abgerechnet, sofern Ihr Büro MWST-pflichtig ist. Ausnahmen, etwa Beträge, die Sie ausdrücklich im Namen und auf Rechnung des Kunden bezahlen, klären Sie mit Ihrer Treuhänderin. Wie Perioden und Fristen der Abrechnung funktionieren, erklärt der Beitrag MWST-Abrechnung: Perioden, Fristen, Ablauf.
Angefangene Arbeiten am Jahresende
Projekte halten sich nicht an den Jahreswechsel. Was im Dezember geleistet, aber erst im Januar verrechnet wird, gehört wirtschaftlich ins alte Jahr. In der Bilanz erscheinen diese Leistungen als angefangene Arbeiten.
Für die Bewertung braucht Ihre Treuhänderin pro offenem Projekt:
- die bis zum Stichtag erfassten Stunden,
- die bereits gestellten Teilrechnungen,
- eine Einschätzung, ob das Projekt im Budget liegt.
Ohne Zeiterfassung ist diese Bewertung eine Schätzung. Mit Zeiterfassung ist sie eine Rechnung. Was sonst zum Abschluss gehört, zeigt die Checkliste für den Jahresabschluss.
Die monatliche Routine
Einmal im Monat, am besten zu einem festen Termin:
- Stunden aller Mitarbeitenden vollständig erfasst?
- Aufwandsprojekte und fällige Teilrechnungen verrechnet?
- Auslagen und Spesen den Projekten zugeordnet und weiterverrechnet?
- Offene Debitoren geprüft, Erinnerungen verschickt?
- Erfolgsrechnung angesehen: Tragen die Kunden, die am meisten Zeit brauchen?
Wie clyo Agenturen und Beratungsbüros von der Offerte bis zum Abschluss begleitet, steht unter Buchhaltung für Dienstleister und Agenturen.
Stand: Juli 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.
