Spesen im KMU: Reglement, Belege, Lohnausweis

Ein Kundenbesuch in Bern, ein Mittagessen mit einem Lieferanten, ein Parkticket. Spesen fallen in jedem KMU an, meistens in kleinen Beträgen. Gerade deshalb gehen sie im Alltag gern unter: Quittungen verschwinden in Jackentaschen, Abrechnungen kommen Wochen später. Und am Jahresende muss alles korrekt im Lohnausweis stehen.

Was Spesen sind und was nicht

Spesen sind Auslagen, die Mitarbeitende im Auftrag des Arbeitgebers haben. Der Arbeitgeber ersetzt sie, weil sie beruflich entstanden sind. Typisch sind:

• Reisekosten für Kundenbesuche, Baustellen oder Messen
• Verpflegung unterwegs
• Übernachtungen
• Kleinere Auslagen wie Parkgebühren oder Porto

Keine Spesen sind:

• Vergütungen für den Arbeitsweg. Wegvergütungen zwischen Wohnort und Arbeitsort gehören zum Lohn.
• Pauschalen ohne Auslagen. Eine feste Monatszahlung, der keine tatsächlichen Kosten gegenüberstehen, ist steuerlich Lohn.
• Private Anteile. Das Familienessen am Wochenende bleibt privat, auch wenn die Rechnung auf die Firma lautet.

Die Abgrenzung ist wichtig. Was als Spesen läuft, aber eigentlich Lohn ist, fehlt bei den Sozialversicherungen und im steuerbaren Einkommen. Das kann bei einer Kontrolle zu Nachforderungen führen.

Effektive Spesen oder Pauschalen

Effektive Spesen

Bei effektiven Spesen wird jede Auslage einzeln mit Beleg abgerechnet. Das ist genau und für Betriebe mit wenig Reisetätigkeit meist die einfachste Lösung.

Die Wegleitung der ESTV zum Lohnausweis nennt Ansätze, bei deren Einhaltung im Lohnausweis in Ziffer 13.1.1 ein Kreuz genügt:

• Hauptmahlzeit höchstens CHF 30 pauschal oder CHF 35 effektiv
• Privatauto höchstens 75 Rappen pro Kilometer
• Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag
• Übernachtung gegen Beleg

Beispiel: Eine Mitarbeiterin fährt mit dem eigenen Auto 120 Kilometer zu einem Kunden und isst unterwegs zu Mittag. Sie erhält 120 × 75 Rappen, also CHF 90, und das Mittagessen bis CHF 35 gegen Beleg. Solange diese Grenzen gelten, genügt das Kreuz.

Mehr zu den einzelnen Feldern lesen Sie im Beitrag Lohnausweis: Pflichten und häufige Fehler.

Pauschalspesen

Pauschalen sparen Aufwand, wenn jemand regelmässig und in ähnlichem Umfang Auslagen hat, etwa im Aussendienst oder in der Geschäftsleitung. Sie müssen aber ungefähr den tatsächlichen Kosten entsprechen. Pauschalspesen stehen im Lohnausweis in Ziffer 13.2, mit Betrag.

Ohne Spesenreglement ist eine Pauschale schwer zu begründen. Deshalb gehören Pauschalen und Reglement in der Praxis zusammen.

Das Spesenreglement

Ein Spesenreglement legt schriftlich fest, welche Auslagen der Betrieb in welcher Höhe ersetzt. Es schafft Klarheit für die Mitarbeitenden und eine feste Grundlage gegenüber der Steuerverwaltung.

Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) stellt Mustervorlagen zur Verfügung. Sie wurden per 01.01.2026 aktualisiert. Ein Reglement mit Pauschalen legen Sie der Steuerverwaltung Ihres Kantons zur Genehmigung vor. Ist es genehmigt, wissen alle Beteiligten, woran sie sind.

Für Repräsentationspauschalen, also Pauschalen für Kaderleute mit Kunden- und Repräsentationsaufgaben, gilt eine Grenze: Liegt die Pauschale über CHF 6’000, darf sie höchstens 5 % des Bruttolohns und maximal CHF 24’000 betragen.

Was in ein Reglement gehört:

1. Geltungsbereich: für wen es gilt
2. Grundsatz: effektive Spesen, Pauschalen oder beides
3. Ansätze für Verpflegung, Kilometer und Übernachtung
4. Pauschalen mit Betrag und berechtigtem Personenkreis
5. Belegpflicht und Frist für die Abrechnung
6. Freigabe: wer Spesen prüft und genehmigt

Belege: die Disziplin im Alltag

Das beste Reglement nützt wenig, wenn die Belege fehlen. Drei Regeln helfen:

• Sofort erfassen. Eine Quittung, die am selben Tag fotografiert wird, geht nicht verloren.
• Zweck notieren. Bei Bewirtungen: mit wem und wofür. Das ist später kaum noch zu rekonstruieren.
• MWST beachten. Weist der Beleg die MWST aus, kann Ihre Buchhaltung die Vorsteuer abziehen, sofern Sie nach der effektiven Methode abrechnen.

Wie lange Sie Belege aufbewahren und ob ein digitales Foto genügt, erklärt der Beitrag Belege aufbewahren in der Schweiz.

Ein Ablauf mit Mobile-App

So sieht ein schlanker Spesenprozess aus:

1. Die Mitarbeiterin bezahlt und fotografiert die Quittung direkt mit der App.
2. Sie ergänzt Zweck und gegebenenfalls Projekt oder Kunde.
3. Die vorgesetzte Person prüft und gibt frei.
4. Die Spesen werden mit dem nächsten Lohn oder separat ausbezahlt.
5. Die Buchhaltung verbucht sie, mit Vorsteuer, auf das richtige Konto.
6. Am Jahresende erscheinen die Beträge richtig im Lohnausweis.

Der Vorteil: Niemand sammelt mehr Papier bis Monatsende, und die Buchhaltung sieht die Auslagen, wenn sie entstehen. Was eine solche Lösung für Ihren Betrieb kostet, zeigt der Kostenrechner.

Stand: Juli 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.