Belege per App: vom Foto zur Buchung

Ein Beleg ist am wertvollsten in dem Moment, in dem er entsteht. Danach wird er zerknittert, verblasst oder verschwindet in einer Jackentasche. Deshalb setzt clyo genau dort an: Der Beleg wird erfasst, sobald er da ist. Dieser Beitrag zeigt den Weg vom Foto bis zur Buchung, gibt Tipps für gute Belegfotos und beantwortet die Frage, was mit dem Papier passiert.

Drei Wege in clyo

Belege kommen auf drei Wegen in clyo, je nachdem, wie sie bei Ihnen eintreffen.

• Per Foto mit der Mobile-App: für alles, was auf Papier in Ihre Hand kommt. Quittungen, Lieferscheine, Kassenzettel, Tankbelege. Fotografiert wird dort, wo der Beleg entsteht: im Café, auf der Baustelle, an der Kasse.
• Per E-Mail: Rechnungen, die als PDF kommen, landen im digitalen Postfach von clyo und werden dort importiert.
• Als Upload: Dateien, die bereits auf Ihrem Computer liegen, laden Sie direkt hoch.

Die Mobile-App ist nicht nur für die Inhaberin oder den Inhaber gedacht. Auch das Team kann Belege hochladen: die Servicekraft, der Monteur, die Mitarbeiterin mit der Spesenquittung. Wer nur hochlädt, braucht keine kostenpflichtige Lizenz. Über die Benutzersteuerung legen Sie fest, wer was sieht.

Was nach dem Hochladen passiert

Die automatische Belegerkennung liest den Beleg

clyo liest die wichtigsten Angaben aus dem Dokument. Das Abtippen von Lieferant, Datum und Betrag entfällt.

Der Beleg landet im Belegarchiv und hängt an der Buchung

Jeder Beleg wird im digitalen Postfach und Belegarchiv abgelegt und mit seiner Buchung verbunden. Wer später wissen will, wofür eine Zahlung war, findet den Beleg direkt an der Buchung, nicht in einem Ordner.

Rechnungen und Spesen gehen in ihren Prozess

Lieferantenrechnungen durchlaufen das Kreditorenmodul mit einem Freigabe- und Zahlprozess. Spesen der Mitarbeitenden laufen über das Spesenmodul, ebenfalls mit Freigabe. Worauf es bei Spesen im Einzelnen ankommt, beschreibt der Beitrag Spesen im KMU.

Die Mandatsleitung prüft

Die Software verbucht, Ihre Mandatsleitung prüft. Sie kontrolliert die Buchungen, klärt Unklarheiten mit Ihnen und sieht, wenn ein Beleg fehlt, im laufenden Monat und nicht erst beim Abschluss.

Zehn Jahre archiviert

Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR). In clyo bleibt jeder Beleg an seiner Buchung archiviert und in dieser Zeit auffindbar.

Wie die Bausteine zusammenspielen, zeigt die Seite Lösung.

Tipps für gute Belegfotos

Die Belegerkennung ist nur so gut wie das Foto. Mit ein paar Gewohnheiten gelingt es fast immer beim ersten Mal:

1. Flach hinlegen. Einen zerknitterten Beleg glatt streichen und auf eine ebene Fläche legen, am besten auf einen dunklen, ruhigen Untergrund.
2. Den ganzen Beleg aufs Bild. Alle vier Ecken sichtbar, nichts abgeschnitten. Gerade oben und unten stehen oft Lieferant, Datum und MWST-Nummer.
3. Lesbar fotografieren. Genug Licht, kein Schatten der eigenen Hand, keine Spiegelung. Im Zweifel näher heran statt zoomen.
4. Ein Beleg pro Foto. Drei Quittungen auf einem Bild sind drei Belege, die nicht sauber zugeordnet werden können.
5. Früh fotografieren. Kassenzettel auf Thermopapier verblassen. Wer am selben Tag fotografiert, muss nicht raten.
6. Die richtige Quittung wählen. Der Beleg des Kartenterminals zeigt meist nur den Betrag. Fotografieren Sie die Quittung mit den einzelnen Positionen und der MWST.
7. Lange Belege in Ruhe. Bei sehr langen Kassenzetteln lieber etwas Abstand nehmen und prüfen, ob alles lesbar ist.

Und das Papier?

Die Pflicht zur Aufbewahrung gilt weiterhin, lässt sich aber für die meisten Belege digital erfüllen. Voraussetzung ist, dass die digitale Fassung vollständig und lesbar ist und mit dem Geschäftsvorfall übereinstimmt. Einige Dokumente bleiben trotzdem im Original, etwa der unterzeichnete Geschäftsbericht und der Revisionsbericht. Die Einzelheiten beschreibt der Beitrag Belege aufbewahren in der Schweiz.

Was Sie in Ihrem Betrieb zusätzlich im Original behalten sollten, zum Beispiel Verträge oder Garantien, besprechen wir im Onboarding für Ihren Fall und nicht pauschal.

Wer heute noch mit Ordnern arbeitet und umsteigen möchte, findet den Weg auf der Seite Von Papier zu digital.

Stand: September 2026.