Arbeiten mit dem digitalen Postfach

Stellen Sie sich das digitale Postfach als Ihren persönlichen Assistenten vor, der nie schläft, nie vergisst und immer für Ordnung sorgt. Aber keine Sorge, Sie müssen ihm keinen Kaffee kochen!

1. Post empfangen, ganz ohne Briefkasten

Praktisch alles, was normalerweise in Ihren echten Briefkasten flattert, landet nun digital in Ihrem Postfach. Briefe, Rechnungen, Verträge: Alles wird eingescannt und als PDF gespeichert. Sie können diese Dokumente sofort von Ihrem Computer oder Smartphone aus einsehen, ganz ohne durch verknitterte Umschläge wühlen zu müssen. Und ja, Sie sparen sich auch das nervige «Brief aufreissen, ohne den Inhalt zu beschädigen».

2. Automatische Sortierung: der Ordnungsfanatiker in der Cloud

Während Sie sich um wichtigere Dinge kümmern, sortiert Ihr digitales Postfach fleissig Ihre Post.

Rechnungen werden automatisch in eine separate Lasche sortiert und für die Zahlung vorbereitet. Die restlichen Dokumente, sogar Einschreiben, landen im Posteingang für die Bearbeitung. Wenn Sie wollen, können Sie mit Tags die Belege markieren, z. B. jene, welche Sie für die Steuererklärung benötigen. Zum gegebenen Zeitpunkt finden Sie diese Belege mittels Suchfunktion einfach und schnell.

Sie müssen also nicht wie früher Berge von Papier durchsuchen, sondern können einfach per Klick auf das gesuchte Dokument zugreifen. Es ist, als hätten Sie einen Assistenten, der nicht nur Ordnung liebt, sondern auch in Sekundenschnelle alles findet. Ja, so einen hätte jeder gerne!

3. Belege und Rechnungen direkt in die Buchhaltung, ohne Papierkram

Das Beste: Ihr digitales Postfach ist mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbunden. Sobald eine Rechnung eintrifft, wird sie automatisch ins System eingepflegt und, wenn Sie möchten, auch direkt bezahlt. Kein Abtippen mehr, keine Zahlendreher, keine verlorenen Belege. Einfach scannen, prüfen, fertig! Und falls die Steuerbehörde mal fragt, können Sie alles direkt digital und sortiert vorzeigen. Wer hätte gedacht, dass Buchhaltung so einfach sein könnte?

4. Platzsparend und nachhaltig: Adieu Papierberge!

Papierstapel auf dem Schreibtisch? Chaos in den Ordnern? Gehört alles der Vergangenheit an! Das digitale Postfach spart nicht nur Platz, sondern schont auch die Umwelt. Und wenn Sie mal etwas suchen, sind es ein paar Klicks statt stundenlanges Blättern in Ordnern. Pluspunkt: Sie müssen keine Papierberge mehr vor Ihrem Urlaub abarbeiten!

5. Sicher, sicher, sicher: Ihre Daten sind in guten Händen

«Aber was ist mit der Sicherheit?», fragen Sie sich jetzt vielleicht. Kein Problem: Ihre Dokumente sind bestens geschützt. Verschlüsselte Übertragung, sichere Speicherung in der Cloud und regelmässige Backups stellen sicher, dass nur Sie (und Ihre Buchhaltungssoftware) Zugriff haben. Und falls mal Ihr Laptop den Geist aufgibt: Ihre Daten bleiben sicher in der Cloud. Da kann selbst der beste Aktenschrank nicht mithalten.

6. Schreibe ich jetzt Briefe auch nur noch digital?

Natürlich nicht. Hier müssen wir zwei Szenarien auseinanderhalten. Das eine Szenario wird in diesem Beitrag erläutert. Es geht hauptsächlich darum, die Geschäftsprozesse zu optimieren und möglichst Zeit für den ganzen Prozess und den Suchaufwand einzusparen.

Und Briefe zu schreiben, soll ja nicht verboten werden. Wer hat nicht Freude, wenn ein Brief an einen adressiert ist (hoffentlich noch handschriftlich) und eine persönliche Mitteilung geteilt wird. Das ist eine Kultur, die nicht verloren gehen darf!

7. Das Original brauchen? Einfach bestellen

Brauchen Sie doch einmal das Original, bestellen Sie es einfach und leeren am nächsten Tag wieder ganz altmodisch den Briefkasten. Sie können übrigens auch Etiketten drucken, wenn Sie wissen, dass Sie die Rückantwort physisch benötigen, und sich so das «Bestellen» sparen. Gescannt wird’s dann aber nicht.

Fazit: Entspannter, effizienter, digital

Mit dem digitalen Postfach wird der lästige Papierkram zur Nebensache. Alles ist ordentlich, jederzeit abrufbar und perfekt mit Ihrer Buchhaltung verknüpft.

Tipp: Sie können wichtigen Leuten sogar einen Zugriff auf Ihr Postfach gewähren.