Onlineshop-Buchhaltung: Zahlungen, Retouren, MWST

Ein Onlineshop erzeugt selten grosse Einzelbelege, dafür viele kleine. Hunderte Bestellungen, mehrere Zahlungsarten, Retouren, Gutscheine und Versandkosten. Die Buchhaltung scheitert dabei nicht an der Komplexität einer einzelnen Buchung, sondern an der Menge. Dieser Beitrag zeigt, wie ein kleiner Shop die Zahlen im Griff behält.

Zahlungsanbieter zahlen netto aus

Die meisten Shops arbeiten mit einem oder mehreren Zahlungsanbietern für Karten, mobile Zahlungen oder Rechnungskauf. Diese sammeln die Zahlungen der Kundschaft, ziehen ihre Gebühren ab und überweisen den Rest in regelmässigen Abständen auf Ihr Bankkonto.

Auf dem Bankauszug steht deshalb nur ein Nettobetrag. In der Buchhaltung reicht das nicht. Das Obligationenrecht verbietet es, Aufwand und Ertrag miteinander zu verrechnen. Umsatz und Gebühren gehören also getrennt in die Buchhaltung, auch wenn das Geld als ein Betrag ankommt.

Beispiel: Ein Shop für Tee und Zubehör verkauft in einer Woche über einen Zahlungsanbieter Waren für CHF 5’000. Der Anbieter behält CHF 150 Gebühren und zahlt CHF 4’850 aus. Gebucht wird:

1. Verkäufe: CHF 5’000 als Umsatz, gegen ein Durchlaufkonto für diesen Zahlungsanbieter.
2. Gebühren: CHF 150 als Aufwand, ebenfalls gegen das Durchlaufkonto.
3. Auszahlung: CHF 4’850 auf das Bankkonto, gegen das Durchlaufkonto.

Danach steht das Durchlaufkonto auf null. Tut es das nicht, fehlt eine Auszahlung, eine Gebühr oder eine Bestellung.

Auszahlungen mit Bestellungen abgleichen

Das Durchlaufkonto pro Zahlungsanbieter ist der wichtigste Kontrollpunkt im Shop. Grundlage dafür ist die Abrechnung, die jeder Anbieter zu jeder Auszahlung liefert: welche Transaktionen, welche Gebühren, welche Rückbuchungen.

So gehen Sie vor:

• Pro Anbieter ein eigenes Durchlaufkonto führen, nicht alle Anbieter gemeinsam.
• Die Abrechnung jeder Auszahlung als Beleg ablegen, nicht nur den Bankauszug.
• Den Umsatz aus dem Shop mit dem Umsatz aus den Abrechnungen vergleichen. Differenzen entstehen oft durch Bestellungen, die im Shop storniert, beim Anbieter aber schon bezahlt waren.
• Offene Beträge am Monatsende erklären können: meist Zahlungen der letzten Tage, die erst im Folgemonat ausbezahlt werden.

Je mehr Zahlungsanbieter, desto wichtiger ist, dass die Bankbewegungen automatisch in die Buchhaltung kommen. Wie das technisch funktioniert, erklärt der Beitrag Bankanbindung: EBICS und camt.053.

Retouren, Gutschriften und Warenaufwand

Retouren sind im Onlinehandel Alltag. Buchhalterisch sind sie eine Erlösminderung: Der Umsatz wird um den erstatteten Betrag reduziert, und mit ihm die geschuldete MWST. Wichtig ist, dass jede Rückerstattung auf eine ursprüngliche Bestellung zurückgeführt werden kann.

Worauf Sie achten sollten:

• Gutschriften nummerieren und mit der Bestellnummer verknüpfen.
• Rückerstattungen über den Zahlungsanbieter erscheinen in dessen Abrechnung als Abzug. Sie gehören ins Durchlaufkonto, nicht direkt aufs Bankkonto.
• Gutscheine sind beim Verkauf noch kein Umsatz, sondern eine Verpflichtung gegenüber der Kundschaft. Umsatz werden sie erst, wenn sie eingelöst werden.

Beim Warenaufwand geht es um die Frage, was die verkaufte Ware im Einkauf gekostet hat. Bei einem Lager kommt dazu der Bestand. Am Jahresende gehört eine Inventur dazu, damit der Warenaufwand stimmt. Wer die Marge schon unter dem Jahr sehen will, erfasst Einkäufe laufend und schätzt den Bestand monatlich.

MWST im Onlineshop

Versandkosten folgen der Hauptleistung

Verrechnete Versandkosten sind eine Nebenleistung. Sie teilen das Schicksal der Hauptleistung (Art. 19 Abs. 4 MWSTG) und werden zum gleichen Satz abgerechnet wie die Ware. Verkaufen Sie Lebensmittel zum reduzierten Satz, gilt dieser auch für die verrechneten Versandkosten. Bei Sendungen mit Waren zu unterschiedlichen Sätzen klären Sie die Aufteilung mit Ihrer Treuhänderin.

Ausländische Anbieter und Plattformen

Zwei Regeln betreffen vor allem den Wettbewerb, in dem Schweizer Shops stehen:

• Versandhandelsregelung (Art. 7 Abs. 3 lit. b MWSTG): Ausländische Versandhändler, die Kleinsendungen in die Schweiz schicken, bei denen die Einfuhrsteuer höchstens CHF 5 beträgt, gelten ab CHF 100’000 Umsatz mit solchen Sendungen als im Inland steuerpflichtig. Ihre Lieferungen werden dann wie Inlandlieferungen besteuert.
• Plattformbesteuerung (Art. 20a MWSTG): Seit 01.01.2025 können elektronische Plattformen, über die Waren verkauft werden, für die MWST selbst als Lieferant gelten.

Wenn Sie neben dem eigenen Shop auch über Plattformen verkaufen, klären Sie mit Ihrer Treuhänderin, ob und wie die Plattformbesteuerung Ihre Verkäufe betrifft und wie diese Umsätze verbucht werden.

Checkliste für den Monatsabschluss

• Alle Abrechnungen der Zahlungsanbieter als Belege abgelegt?
• Jedes Durchlaufkonto abgestimmt oder die Differenz erklärt?
• Gebühren als Aufwand gebucht, nicht mit dem Umsatz verrechnet?
• Retouren und Gutschriften mit Bestellnummer erfasst?
• Offene Gutscheine nachgeführt?
• Wareneinkäufe vollständig erfasst?
• Umsatz nach MWST-Satz getrennt?

Wie Shops und Handelsbetriebe diese Menge mit clyo verarbeiten, steht unter Buchhaltung für Handel und Online-Shops.

Stand: Mai 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.